Minden rendezvény alaphangulatát az adott Dj vagy éppen zenekar az, ami meghatározza. Ő az aki, érzékeli az embereken, hogy mikor és, hogy mit akarnak, ezért semmiképp sem érdemes spórolni a Dj kiválasztásakor. A rendezvényszervező feladata, hogy szakmai partnere illetve megbízója megelégedésére megtalálja a rendezvény számára legmegfelelőbb helyszínt és technikai szolgáltatásokat, a hosszú előkészületi szakaszban pontosan, naprakészen intézze az adminisztratív és szervezési feladatokat, a rendezvény ideje alatt pedig gondos kivitelezője legyen a lebonyolításnak. Munkáját a résztvevők, az ügyfelek folyamatosan minősítik, értékelik. Ezek a definíciók általában fogalmazzák meg a rendezvényszervezés lényegét.

A rendezvények tartalom és időtartam szempontjából igen változatosak lehetnek, ami természetesen meghatározza azok szervezésének menetét, specialitását. Ha a rendezvény szervezésére folyamatként tekintünk, abban az esetben el kell különítenünk az előkészítés, a megvalósítás és a lezárás szakaszait még akkor is, ha ezek a gyakorlatban egymástól alig elválasztható elemek. A célcsoport nagyon fontos a Dj kiválasztásánál, hiszen ezzel azt fogalmazzuk meg, hogy kiket várunk a rendezvényre, kik lesznek a potenciális résztvevők. A résztvevők körének ismerete nélkül sem a tartalom, sem a helyszín, sem az időpont nem határozható meg. Figyelembe kell venni a résztvevők életkorát, korösszetételét. Fontos tudni, hogy gyermekeket, felnőtteket vagy időseket várhatunk a rendezvényre. Lényeges információ az is, hogy inkább férfiakra vagy nőkre számíthatunk. Elengedhetetlen meghatározni a résztvevők optimális, minimális és maximális létszámát is. Oda kell figyelni az elvárt vendégek anyagi lehetőségeire, az általuk elviselhető költségek határaira, maximumára. Nagyban segíti a rendezvényszervező munkáját, ha tisztában van a látogatók rendezvénnyel kapcsolatos elvárásaival, igényeivel.

Persze, hiába a magas költségkeret, ha nincsenek jó ötletek. A szolgáltatáshoz köthető tárgyi elemek teszik megfoghatóvá a rendezvényt. Fontos, hogy a tárgyi eszközök illeszkedjenek a rendezvény arculatához, és a vendég, ügyfél jól érezze magát közöttük. A dekoráció és a díszítés szerepe is az, hogy a vendég jól érezze magát az adott helyszínen.

A tervezés nagyon lényeges része a feladatok számbavétele, a határidők, a végrehajtásért felelősök, az abban közreműködő személyek és elérhetőségük megjelölése, azaz a forgatókönyv készítése. A forgatókönyv a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. A jó forgatókönyv reális és megvalósítható. Úgy kell elkészíteni, hogy abból a rendezvényt zökkenőmentesen le lehessen bonyolítani. Ezért az is fontos, hogy a program megvalósítás során tartalékidőkkel is kalkuláljuk, azaz az esetleges csúszások ne okozzanak további problémákat.

Mindenképp olyan Dj‑re van szükség, aki modern zenei látásmóddal rendelkezik, mindemellett képviseli a hagyományos zenei trendeket, így nyújt mindenki számára minőségi zenei szolgáltatást. Mindenképpen legyen kialakult stílusa, de céges bulira és privát rendezvényekre az igényeknek megfelelő hangulattal készüljön. Fontos, hogy a vendégek zenei kiszolgálása áll az első helyen, utána következik a személyiség megmutatása.

Ha egy jó Dj-t szeretnénk a rendezvényünkre, tényezőktől függően nagyjából egy hivatásos, fő állású, tapasztalt, képzett dj-t, szakembert nagyjából 50-60.000 Ft-ért lehet találni. Komplett technikával. Számlaképesen. A DJ-nek először be kell invesztálnia és időről időre fejleszteni, létrehozni egy vállalkozást, hogy számlaképes legyen és DJ szövetségi tag legyen és a zenéi jogosítottak legyenek. Ez mind idő és pénz ráfordítás. Tartózkodjunk jó távolt az olyan DJ-től, aki nem visz fénytechnikát a helyszínre, mivel a fénytechnika sokat hozzátesz, a feelinghez a buli hangulatot fokozza sötétben vagy félhomályban.

Nehéz megmondani, miről döntsünk előbb, a helyszínről vagy az időpontról, hisz a helyszínt csak úgy tudjuk kiválasztani, ha tudjuk, milyen időpontban tervezzük a rendezvényünket. Ha egy adott helyszínhez ragaszkodunk, akkor ez is módosíthatja az időpontot. Ugyanakkor azt is látni kell, hogy a helyszínválasztás nem cél, hanem eszköz! A rendezvényszervezők legtöbb fejfájást okozó hibája, hogy előbb keresik meg a helyszínt, és ezután próbálják meg rászabni a rendezvényt. Ennek pedig pont fordítva kellene működnie. Van egy cél, amit el szeretnénk érni, és ehhez kell megtalálni a lehető legjobb helyszínt. Ez a rendezvény sikerét tekintve egyértelműen döntő tényező lehet.